3.1 官书及有关概念
官署案卷，清初称为档子，内阁有满汉档子房。档子之意义，杨宾《柳边纪略》云：“案《说文》：几属，盖为人所凭依，故转[1]为凡可以依据之物皆称为案。档则以此案为庋置于框档木架之上也。”
档，音党。《辞通》：“案：安也，按也。”《中华大字典》：“今例案曰档案，以度导卷于档之名。”
古书用案字者多“案治”“案理”“案考”“案察”“案验”“案据”连用，故案字有治理、察验、考据等义。其详见《辞通》所引“案治”“案理”“桉察”“桉据”。[2]
案考也。《后汉书·鲁恭传》：“决狱案考。”又《钟离意传》：“府下记案考之。”
案验也。如《汉书·平帝纪》：“皆勿案验。”又《息夫躬传》：“下有司案验。”又《丙吉传》：“终无所案验。”又《党锢贾彪传》：“案验其罪。”
《康熙字典》：“档，《玉篇》木牀也。”又《类篇》：“横木框，档。”《辞源》：“档，今称例案曰档案。”档案，“边外文字，多书于木，往来传递，曰牌子，以削木若牌也。存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼曰牌子、档子矣”，以此见《柳边纪略》。
《康熙字典》案引《正字通》：“凡官府兴除成例及狱讼论定者，皆曰案。《辞源》案牍，官中文书也。”
文书，《后汉书·光武帝纪》：“诛王郎，收文书，得吏人与郎交关谤毁者数千章。”据《后汉书·百官志》，尚书令“掌凡选署及奏下尚书文书众事”，左右丞“掌录文书、期会”，侍郎“主作文书起草”。《三国志·赵俨传》：“彧报曰：‘辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民’。”《辞源》：“公文谓官员及官署之往复文书也，亦称公文书。”
官书，《辞源》：“官书，公文也。”《周礼》：“掌官书以赞治。”又有称为公家所刊或所藏之书者，吕祖谦《白鹿洞书院记》：“祖宗尊右儒术，分之官书，命之禄秩。”又今称公家所颁法令等书曰官书，亦曰官文书。案今有政府出版品一名词与第二意同。
公牍，《说文》：“牍书，版也。”《史记·匈奴传》：“汉遗单于书牍以尺一寸。”
尺牍，《史记·扁鹊仓公列传》：“缇萦通尺牍。”
案牍，《北史·杨昭》：“（昭）学涉史传，尤闲案牍。”
文牍，《宋史·梅执礼传》：“比部职勾稽财货，文牍山委。”
西洋关于官书与档案之名词亦有数种。
阿恺夫斯（archives）, 《标准字典》释曰：“阿恺夫者，保藏档案文件书籍之所也。尤指足以考证历史有关之公共文书。”并云与此词意义相近之词有：①年鉴（annuals），年鉴者，每年之记录也。②编年史（chronicles），编年史者，以年月为纲，以事系于其下也。两者之为书，皆缺乏特别置重某点选择及惩前毖后之眼光。③史书（history），史书者，选择分类各种史料，而以其关系之重要与否为根据者也。阿恺夫斯，乃公共之记录，可以为年鉴，可以为编年史，可以为其他行事之记录。④言行录（memoirs），言行录（事略、实录、起居注）者，个人生活之记录也。⑤纪念品（memorials），纪念品者，不仅录诸文字，即其他物品，亦在其内。阿恺夫斯可以包含法律之记录及簿册。⑥契据（muniments），契据者，在法律上公众可依据之以保证其权利也。《韦氏字典》、《牛津字典》释此词之意义与此略同。《大英百科全书》对于此词所述甚少。[3]其详解皆在记录（records）一词之下。《韦氏字典》解释记录曰：“凡记录公共团体或官府、官吏某时代之官家文件，谓之记录。”《大英百科全书》及芮伊（Rye）氏之《伦敦图书馆指南》释记录曰：“英国官档局（English Public Record Office）之编制者于1838年之法规中规定此词之义为：案卷（rolls），记录（records），令状（writs），书籍（books），议事录（proceedings），法令（decrees），法案单据（bills），委任状（warrants），闻见报告（accounts），文件（papers），及其他一切英国之有公共性质（public nature）之打口门（documents）。”此词之下分八段叙述之。（详后）
打口门（documents）, 《综合大辞典》译为官文书、公文等。《标准字典》释为：“官文书者，凡足以传达消息或证据之手稿或印刷品皆官文书也，如法律或政治档案是也。”《大英百科全书》解打口门曰：“严格言之，在法律中凡足以用为证据或证明之书写的或印刷的物品，甚至碑文、牌记，及凡可以阅读如图像、照片、印玺等，皆可供打口门的证据（documents are evidence）。广泛言之，此词乃用以表明足以供某种题材之消息或证据者是也，凡书写的或印刷的文件，普通皆称官文书或政府档案（public documents or government documents）。”
论官书与档案之文字，在用英文书写之书中随处有之，兹就个人阅览所及，择录其要点。余意官书用以指政府印刷之物，档案指未印之文稿，合而简称官档，单属一方面者，仍称官书或档案。
3.2 档案与官书之关系
档案不一定为官家文件，私家文件亦可以为重要之档案，但究以官家文件为主。官书内容有三种：一种是其书之编纂虽系官家所为，但其书之内容纯系普通学术，无关于公事，如《太平御览》、《永乐大典》、《康熙字典》等是；一种是其书编纂系官家所为，其书内容纯系公事，如《九朝圣训》、《剿平□匪方略》、《光绪政要》、《政府公报》等是；一种是编纂之事虽系私人所为，而其材料纯系公事者，如《太平天国史料》、《太平天国有趣文件》等是。档案是官书之原料，档案是官书之内容，档案是官书之前身。将写稿之档案编为写本，予以一定之名称是官书；将写稿之档案编写成本，印刷成书，亦是官书；将印稿之档案编写成本，或再印刷成书，亦是官书。概言公家文件，未编印以前是档案，编印以后是官书。故就其性质言，官书即档案。从管理上言，官书与档案宜若不同，因其形式不同，管理不能用一致之方法也。
3.3 官档之功用[4]
官档在图书馆中应视为参考部之一部分。有时官档为图书馆中之主要参考材料。官档因不便利用，颇为各图书馆所忽视，实则官档不能视为一种生料，而为实际从事各项职业之人均有实际甚高之用处。真正完备之档案收藏处，主持家政者可于其间寻求关于食料、烹调、养分、物价诸材料，屠夫可于其间寻求各种肉类之割法，杂货店主可于其间寻求点心之制造、粉类之烘研之法，医生可于其间寻求卫生部之报告之关于诸种病症之事，农人可寻得五谷栽培之方、逐除害虫之法，政治家可寻求关于法律、条约、关税、薪资、时事等材料。人谓设使其他一切书籍材料均得齐备，而根据此项官档亦可重写一部完美之美国历史。教育部局之出版品特殊有益于教师。前此官档之不被人重用者约有原因，或则装潢不精，或则取名含混，或则编制不良，或则索引未具，或则图书馆编目不详题其内容，或则读者应用之时馆员未常加以适当之导助是也。
可以求索官档之处：出版者之本身一也，出版者之附属机关二也，官档监督局三也，众院议员四也，参院议员五也。
3.4 官档之分配
官书局（Documents Office）释官档（public document）之义曰：“凡以政府之费用或国家机关之名义出版之物，或政府或国家机关购买之版权而出版之物，皆曰官档。”官档之分配，应以集中分配（centralized distribution）为尚。案普通分配官档之法有五：一曰函索，即邮寄法；二曰图书馆交换法；三曰价卖法；四曰只徒出脱法；五曰无条件寄送法。五法各有利弊，而以一、二、三法为优。[5]
英国官档分为两类。第一类出版品公共图书馆可自由取得，第二类则不能。第一类包含上院、下院外交报告，除一小部分外，皆可自由函索而得。第二类又分为二十小类，其中最重要者为“下”一类之“档案局出版品（Record Office works）”，其为各省记录及不列颠、爱尔兰之发表记录等。
3.5 编制官档
以每套或每卷著录于负责出版是项官档之机关，决勿著录于该机关附属之机关。例如美国之统计简报须著录于“美国—统计局”，勿著录于“商业劳工部—统计局”。此种“美国—统计局”之格式，即所谓“反目法”。并收所有同类之小册置放于同一之小册盒中，作一标题片于目录中以代表此全盒之小册。例如目录中有标题片为“土壤”，片中仅注明“小册”并注明书码如：631—小册。
3.6 各项官档之内容及其利用法
储藏与编制官档之地位与费用，相称否，足否，值得否，能担任否，均需注意。
普通图书馆及小图书馆欲完全搜罗各项官档实不可能，大抵公共图书馆可搜罗关于公共图书馆有用者，大学图书馆、省立图书馆、县市图书馆各收其与彼有关或有用者。如县图书馆对于该县财政局、教育局、保卫局等出版或布告，均需收集条存备用。
3.7 小图书馆之利用官书[6]
官书历来出版甚多，为小图书馆馆长者当如何选择之耶？勿图收集一切之官书。若汝无宽大之馆室及能利用之读者，与选书籍同，宜选择适于汝之图书馆之社会之读者而收集之。记载官书名目最完全而足为选择之良好根据者为Supermlengdent of Documents（官书监督处）所出之Monthly Catalog of Public Document（《官书月报》）。关于特种题类之官书，如food, diet, water, publication, forest, service, dairy, industry等亦可以询问官书监督处而得之。A. L. A之book list中亦选有著名普通之官书，Wilson公司出版之Records Guide Abridged中亦有选目。官书编目之法，应与其他书籍同，著其标题，著其重要款目。甚多之重要有价值之官书常被人忽视，因其真正之内容与名称往往不载于封面之上也。故图书馆宜于该种官书之背面粘一引人注意而有趣味之名称，另手制一书名页，夹粘于该书之前。
纽约公立图书馆官档之书都做卡片、著者片与标题片。著者片著录之法系采用“反目法”（inverted entry pleas）者，此法大体对于永久之团体甚简单、妥当而自然，对于临时及特殊之团体，则不免笨拙。若系继续出版者，则用格片（tabulated card）以便随时加添新出者及补购原缺者，而每卷中有特殊之目录价值者，可特作一片，故每套书可有卡片数十余张。大抵官档不宜过于依其本身之性质以相分析，属于国者，以国为主；省者以省为主；县市者以县市为主。然后于其下分类标题。标题名目当以偏于国政，如内政、外交、司法、财政、实业、劳工等者为适用。历史事件及其发展应依时代先后按次序排列。时、地、类三者斟酌交相应用，即不致紊乱矣。
3.8 中国官书
论及中国官书，有三问题：何种书始可称为官书？官书应如何编制？现存官书究有几何？
何种书始可称为官书？
《辞源》：“官书，公文也。”《周礼·天官·宰夫》：“（宰夫）掌百官府之征令，辨其八职……六曰史，掌官书以赞治。”又称公家所刊或所藏之书，吕祖谦《白鹿洞书院记》：“祖宗尊右儒术，分之官书，命之禄秩。”又今称公家所颁法令等书曰官书，亦曰官文书。
陈乃全《四库全书总目提要索引》中有官修一门，列汉明帝《东观汉记》至清高宗《千叟宴诗》，凡一百九十八种，而帝后所制自梁元帝《山水松石格》至无名氏御制《回文诗》，凡四十五种，尚不在内。杨家骆《四库大辞典》于官修书表及帝后著作表外并附《〈四库全书著录存目〉外明清两代敕撰书书目表》，计自明太祖《务农技艺商贾书》至清德宗《增修大清会典》，凡一百九十五种。
关于清代之官书，据陶湘《故宫殿本书库现存目》所载，更多有在杨氏大辞典附录之外者。陶书分实录、圣训、御制、钦定、校刊、方略、典则、官书、经学、字学、史学、志乘、类纂、仪象、目录、类书、总集、进呈、清文、书目、校刻、梵经等类。其中一部分系官书，一部分则仍是私人著作。实录，纯系官书。实录者，专记帝王一人之事迹者也，唐《韩昌黎集》有《顺宗实录》，尚非官修，明清皆置实录馆，官修之。圣训、圣谕，帝王之诏令、诰诫也，皆官书。御制系帝王著作，另有编目之法。钦定不过如今教育部之审定，校刊不过如今官书局之出版，虽可加以副见，然不能为主要款目，不能视为官书。方略皆记武功之书，清代设有方略馆，专编此类书籍。典则入通典、会典、盛典、通礼、宫史等书。官书入宫中、府中，各部、各院、各寺则例及刑律等皆官书。以下各类，则其中有官书者，有非官书者。
大抵普通所称官书，不外编如实录、圣训等，制如御制、诗文等，纂如七经、字典等，修如会典、方略等，钦定如《四库全书》等，校刊如《十三经》、《二十四史》等。编、纂、修等书，国家多设有机关专主其事，可谓之官书，其余则应各依其类编之。
以上系就前代之官书而言，民国以来，政府所出官书，尚未有精详之目录。惟国立北平图书馆就其所藏编为目录，计有印出者已有二辑。第一辑名《北京图书馆现藏中国政府出版品目录》，第二辑始称《现藏中国官书目录》。
第一辑凡条第一条谓此册“以北京各部署各机关之出版品为主”,“附以各省之政府出版品”。而其所列各部署各机关之名称引之，足见所谓政府出版品或官书之范围：
国务院
中央观象台
审计院
外交部
内务部
故宫博物院
京都市政公所
京师警察厅
中央防疫处
财政部
盐务署
财政整理会
税务处（附总税务司）
京师税务监督公署
交通部
农商务部
全国水利局
地质调查所
经济讨论处
司法部
大理院
修订法律馆
法权讨论会
京师监狱
教育部
陆军部
海军部
京兆尹公署
各省政府
（一）江苏省政府
（二）浙江省政府
（三）安徽省政府
（四）江西省政府
（五）湖北省政府
（六）湖南省政府
（七）四川省政府
（八）福建省政府
（九）广东省政府
（十）广西省政府
（十一）云南省政府
（十二）贵州省政府
（十三）河北省政府
（十四）河南省政府
（十五）山东省政府
（十六）山西省政府
（十七）陕西省政府
（十八）甘肃省政府
（十九）绥远省政府
（廿）察哈尔省政府
（廿一）热河省政府
（廿二）辽宁省政府
（廿三）吉林省政府
（廿四）黑龙江省政府
（廿五）南京市政府
（廿六）上海市政府
（廿七）汉口市政府
（廿八）北平市政府
（廿九）青岛市政府
（卅）东省特别行政区行政长官公署
（卅一）兴安屯垦区公署
（卅二）威海卫管理公署
附录 海关税务总司出版品
各机关职员录
另附机关名称参见表（如表3-1所示）：
表3-1 机关名称参见表
就其所列参见表之格式，尚有不甚妥洽之处，然系官书著录编目之事，兹暂不讨论。其最足使吾人注意者，即各朝代官府之职不同，吾人在编制某代官书之时，应明了该代官职之大概，故各代官职应列为系统表以供著录时之采取。再者，各时代、各地方、各机关名称更变，内容之同异应如何规定，著录之法亦应详加考虑者也。
第二辑指明为国民政府之部，其所包含之机关如下：
甲部中国国民党
（一）中央党部
（二）各省市特别党部
（三）中央政治会议
乙部 国民政府
子 中央之部
（一）行政院
（1）内政部
（2）外交部
（3）军政部
（4）海军部
（5）财政部
（6）实业部
（7）教育部
（8）交通部
（9）铁道部
（10）建设委员会
（11）蒙藏委员会
（12）禁烟委员会
（13）赈务委员会
（二）立法院
（三）司法院
（四）考试院
（五）监察院
（六）参谋本部
（七）国立中央研究所
（八）广东治河委员会
（九）导淮委员会
丑 地方之部
3.9 官书著录要则
内分正则、附则、举例、释义四项，兹先述正则[7]。
第一条 凡以某国省县市之名义出版之书，概以该国省县市之名为主要款目，将其所有出版各书，概著录于此种主要款目之下；而国省县市之下之院会部司厅科局所等，虽有为出版物之主持署名者，亦只列为国省县市名称下之细目。
第二条 各院部等下独立局署等，应直书于国名之后，不必国名接部院，部院下方接局署之名。
第三条 凡非官员而向某官厅之报告，著录于该报告人名称之下，而作所向报告官厅之参照。
第四条 凡非由一人对于某部院之报告之丛刊，著录于该部院之下。若其中某一种报告之著作人甚重要者，即使其为一官员，为之作一副片。纯粹关于行政上之报告，对于报告之官员不作副片。
第五条 凡某国某省之法律[8]，悉著录于国名、省名之下，细目曰法律。作该国省下立法机关参照，及编辑者副片。
第六条 凡法律原文，经类摘或释义其一部分者，或其书之性质应以类摘或释义者为主者，著录于类摘者或释义者名称之下，而作该项法律所属之国省名之副片或参照。
第七条 凡某一法院之报告，著录于该法院全名之下，酌作报告者或编辑者副片。
第八条 凡法院报告之类摘要，著录于类摘者名称之下，不著类摘者姓名者，著录于该书名之下。为法院或法院之法官作副片。若其书为从某报告丛刊类摘者，对于原书名宜作一副片。
第九条 凡法院之单篇意见书、判决案、罪状等，著录于该法院名称之下，对于审判官之名称，原告、被告两造及其他有关系之人或机关作副片。
第十条 凡单独印行之抗辨书，著录于此抗辨书之律师名下。
第十一条 凡一国一省之宪法，著录于该国该省名称之下，而以“宪法”二字为副目。
第十二条 凡宪法、会议、草案，著录于国省名之下，而以宪法、会议、草案为副目，附以时代。
第十三条 凡国、省、县、市及机关团体之规章，著录于受此项规章管辖者之国、省、县、市及机关团体名称之下，以“规章”二字作副目，而发布此项规章者作副片。
第十四条 条约
（1）凡单个条约，著录于书名页中首先举出一方之名称下，以“条约”二字为副目，缔结条约之其他一方作副片。若该条约素以某地名或其他名字见称者，应作见片。缔结条约之年代，得附注于副目之后。
（2）凡丛集各国条约之书，著录于编者名称之下。
（3）凡丛集某一国与他一国或各国所订之条约，虽某一国之名称不在书名页中最先举出，亦著录于某一国国名之下。
* * *
[1]引申。
[2]桉、按、案音义同。
[3]仅曰此词通常多用其复数式，用以指储藏记录、图册、宪章及其他文件之属于国家、社会、家族者；然近则常即用以指示记录、宪章等之自身也。
[4]官档；意义、功用；类别；来源、征购；管理（分类、编目、保存）；利用。
[5]数折之小印刷物不能视为出版物。
[6]第一应选择；第二应使其易于使用、便于利用。
[7]著者、人物著者、机关著者、书名著者。
[8]法律、法典、法规、法则、则例、命令、诏谕、圣训。