甲戌秋 宜宾 毛坤体六初稿[1]
1.1 档案序说
1.1.1 档案之名称、性质及其意义
档，音党，亦音当。《玉篇》：“木床也。”《类篇》谓：“横木框，档。”框即档，乃所以安置门窗架格之属者也。案与桉，按均通。《说文》谓为“几属”。几案为人所凭之物，故引申转变为凡可以依据之物，亦称“案”。古书用案字者，多案治、案理、案察、案考、案验、案据连用。故案字有治理、察验、考据、依从等义。其详见《辞通》所引。“档案”连称，则以此种成案或例案，多庋于框档、木架之上也。杨宾《柳边纪略》谓：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案、曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”是也。官署案卷，清初称为档子，内阁设有汉档子房。例案，《中华大字典》谓：“今称例案曰档案，以庋案卷于档得名。”《康熙字典》引《正字通》：“凡官府兴除成例及狱讼论定者，皆曰案。”案牍，《辞源》：“官中文书也。”公文，《辞源》：“公文谓官员及官署之往复文书也，亦称公文书。”官书，《辞源》：“官书，公文也。《周礼》掌官书以赞治，又公家所刊所藏之书。”吕祖谦《白鹿洞书院记》：“祖宗尊右儒术，分之官书，命之禄秩。”又今称公家所颁法令等曰官书，亦曰官文书。
西文相当于中文档案一意之词，亦有数词。①阿恺夫斯（archives）, 《标准字典》释曰：“阿恺夫者，保藏档案文件之所也。尤指足以考证历史之公共文书。”并云与此词意义相近之词有：②年鉴（annuals），年鉴者，每年之纪录也。③编年史（chronicles），编年史者，以年月为纲，以事实为目，而系属于其下也。此两者之为书，皆缺乏特别某点选择及惩前毖后之眼光。④史书（history），史书者，选择分类各种史料，而以其关系重要为根据者也。阿恺夫斯，乃公共之记录，可以为年鉴，可以为编年史，可以为其他行事之记录。⑤言行录（memoirs），言行录者，个人生活之记录也。⑥纪念品（memorials），纪念品者，不仅录诸文字者，即其他实物，亦可包含在内。阿恺夫斯，可以包含法律之记录及簿册。⑦契据（muniments），契据者，在法律上人可依据之以保证其权利者也。《韦氏字典》、《牛津字典》述阿恺夫斯之义与此略同。《大英百科全书》对于此词所述甚少，仅曰阿恺夫一词，通常多用其复数。阿恺夫斯而用以指储藏载记、宪章及其他文件之属于国家、社会、家族者之地方；然近日常用以指示载记、宪章等之自身矣。而档案之说明，乃在于载记（record）一词之下。《韦氏字典》释载记曰：“凡记录公共团体或官府某时代之官家文件，谓之载记。”《大英百科全书》及芮伊（Rye）氏之《伦敦图书馆指南》释此载记一字，皆引英国官档局（English Public Record Office）一八三八年《保存档案法规》中所规定之义，曰：“载记者，案卷（rolls），记录（records），令状（writs），书籍（books），议事录（proceedings），法令（decrees），法案单据（bills），委任状（warrants），闻见报告（accounts），文件（papers），及其他一切英国有公共性质（public nature）之打口门（documents）也。”打口门一词，《综合字典》译为官文书、公文等。《标准字典》释为：“官文书者，凡足以传达消息或证据之手稿或印刷品皆官文书也。如法律或政治档案是也。”《大英百科全书》释打口门曰：“严格言之，在法律中凡足以用为证据或证明之书写的或印刷品的物品，甚至碑文、牌记，凡可以阅读如图像、照片、印鉴等，皆可供打口门之用。广泛言之，此词乃用以表明凡书写或印刷之文件，足以供某种题材之消息或证据者是也。”普通称public documents or government documents为官文书或政府档案。
英人金肯生（Hilary Jenkinson）所著《档案管理法》（A Manual of Archive Administration,1922）乃专门研究档案管理之书。其解释档案则又较以上所述各说更为落实。彼以为欲明档案之意义，须先明档案之性质。何为档案，金氏以为档案有record及archives二词可用。
record一词论其通义，过于广泛；论其专义，则又太专，常人不易了解。archives一词，各国语言均喜引用，故今亦采用之。其本义乃指储藏公共文件或历史文件之地，其后乃引申为档案之本身者。揆其性质，约有以下诸义：①archives者，即documents也，为官务中之一部分，而藏以待参考者也。②凡为一官务而制作之文件及应包含于一官务中之文件，皆档案也。譬如于报上剪下一与某项官务相关之纸片，而与该项官务文件置于一处者，日后亦是档案。③document之定义：在无论何项材料上之所有写稿，所有以写字机器所作成之字体，及所有以机械式之铅字、木字、铜版等重新制成之字体，再加所有其他各项实体之证据，无论其包含于档案之字顺或数号中否，成为其一部分者，或为附件者，或极有理由可假定其为一部分或附件者，均是。④私人或团体所作成之集件，在其职守内之官务或事务档案中者。⑤文件用以保存于档案室中者。⑥置于无污点之档案室中者。要之档案之性质，第一是无偏无颇，第二是真实可靠。但档案室如被破坏时，须防其有伪赝。故档案必须在某种完善可信之档案管理系统中传下者方为可靠。经过私人及不完善之档案保管室收藏者，即有流弊[2]。最后金氏下档案之定义曰：“档案者，其作成乃为自己行政过程中之用，而随即保存于其自己之档案室中，为该项档案之负责人或法定之继承人自己参考之材料者也（档案非为后人而作，非为历史而作）。”
由以上种种论说，对于档案有各种不同之观点，试分析言之：
自时间言，有以为凡一切公文案件，自收到以至于其存在之日，均为档案。有以为须一切公文案件，现已完全不用而移于他处以存储者，方谓之档案，如清军机处档案，内阁档案等是。吾人今自管理及实用之观点言之，主张前说。以后之讨论，皆以此为范围。
自空间言，有以为须政府机关之公文案件，方得谓之档案。有以为凡政府机关、公共团体、企业组合之公文函件，均可谓之档案。吾人今自管理及实用之观点言之，主张后说，以后之讨论，皆以此为范围。换言之，即吾人对于档案之范围无论自时间或空间言，皆取广泛之义也。
1.1.2 档案之目的及功用
徐旭生先生《保存例案议》[3]有云：“例案也叫作案卷，凡各衙门所藏的册籍、诉讼稿件、往来的公文全包括在里面……如果历史家真晓得搜集它、批评它、利用它，它那里面材料的丰富，纪录的翔实，远不是什么奏议档案、红本所能比拟的。”并且他举出四种重要的关系：第一与文字史的关系；第二与器物史的关系；第三与风俗史的关系；第四与经济史的关系。并云：“例案就是人民生活的反射，并且比较的为一种忠实的反射。如果专修庙堂史，则档案中史料好，欲求民间情况则例案好。”徐先生系将中央档案称为档案，其功用是可以为修全国史书，即所谓庙堂史之材料。地方档案，称为例案，其功用是可以为民间生活史之史料，总之不外“档案者，史料也”之见解。美国历史学会出版一书《地方档案之保存》，亦曰：“地方档案最关重要，以其确为人民实际生活之写照也。”义与此同。清章学诚《校雠通义·外篇》有《州县请立志科议》，其目的亦无非在于积数十年之久，则访能文学而通史裁者，笔削以为成书（志书）也。梁任公《中国历史研究法》有云：“历代官署档案，汗牛充栋，其有关史迹者，千百中仅一二，而此一二或竟为他处所绝不能得。档案性质本极可厌，在平时固已束诸高阁，听其蠹朽。每经丧乱，辄荡无复存。旧史纪志两门，取材什九出档案。档案被采入者，则附其书以传；其被摈汰者，则永永消灭。而去取得当与否，则视乎其人之史识。其极贵重之史料，被史家轻轻一抹而宣告死刑以终古者，殆不知凡几也。二千年间，史料之罹此冤酷者，计复何限。往者不可追矣，其现存者之运命，亦危若朝露。吾三十年前在京师，曾从先辈借观总理衙门旧档钞本千余册，其中关于鸦片战役者便四五十册，他案称是。虽其中多极可笑之语，然一部分之事实含在焉，不可诬也。其中尤有清康熙间与俄、法往复文件甚多，其时法之元首则路易十四，俄之元首则大彼得也；试思此等文件在史料上之价值当居何等？今外交部是否尚有全案，此钞本尚能否存在，而将来所谓‘清史’者能否传其要领于百一，举在不可知之数。此可见档案之当设法简择保存，所关如是其重也。”梁氏对于档案之观点，虽认为有重要与不重要者，然其所谓重要者，亦全在乎史料上之价值也。档案之有历史上之功用，吾人固不否认。但吾人之所以保存档案及档案之本身，是否全为后人而作，全为史料之故，则未尽然。档案之本身乃为事务进行中传达彼此之意见，坚固彼此之立场，便利彼此之工作；吾人之所以保存之管理之者，乃供给上述种种之参考也。档案本身之功用及其现在之功用，乃档案之第一要义，历史性质及供他人研究之用者，乃档案之第二意义也。至于私人之偶获档案，以为古董；及博物院之以档案为美术品而陈列展览之用者，更非吾人所谓保管经营档案重要之意义矣。因此吾人于保管老档之法尽量研究外，对现行新档保管之法，尤特为留意焉。
1.1.3 档案保管人与档案保管机关
档案之本身含有公证二字在内。公者言其文件曾经多人之参加，证者言其文件在法律上有证明某事之价值也。因是保管档案之人及保管档案之机关，亦须在公务上或法律上有根据，方可真正称为保管人与保管机关而不影响于档案之真伪。譬如余今作一文，不能称为档案，而一借钱契约可以为档案也。则试分析此契约，于债权者与债务者之外，必尚有一公证人或担保人。否则其钱不还时，各置一词，即不能解决。又债权者持此券当然有效，设另一人持此券，则其有效与否，须视债权人与另一人之间有否法定之手续以为断。故今所谓档案保管人，第一须有学术上之资格，方可对于档案物质上之护持，及人事上之护持，两方面曲尽其力。第二须有法律上或地位上之资格，方可护持档案，不致为大力者负之而趋，兼以取信于现在及将来。换言之，即保管人须为保管机关人员之一部分。至于保管机关之情形，可有种种不同。然其前后彼此移转交替之间，必须有法律上之根据，则一也。考档案所在之处，有即其处之所制造者，有仅为其处之所有者。前者称为制档者（archive making），后者称为有档者（archive owning）。而此制档者与有档者又各有不同：①产生此档案之行政组织现尚存在进行者；②一新的行政组织继续进行其同样之工作者；③其行政组织虽存在作用而其档案部分已停止作用者；④行政组织及档案作用均已停顿而合并或转移档案于他机关者。
1.1.4 中国过去档案之大概情形
历代政府档案，皆系该代之重要史料，然而大抵须编辑成书，方能流布。其以散帙原文传世者，除清代时间距今较近外，极为罕见。即经编成粗形之官书，迨该代正史出现后，亦多失传。如高氏《史略》有《唐二十二朝史录》，晁、陈二家书目有《元丰广案》百卷、《嘉祐御史台记》五十卷、《国朝会要总类》五百八十八卷、明《文渊阁书目》有《经史大典》七百八十一册、《太常集礼稿》百册、《大元通利》四十五册，均未见传本。历代地下之发现，如《汲冢书》，据《晋书·束皙传》所载，大凡七十五篇，无可称为档案者，且皆已亡佚，不可考矣。敦煌石室所出，据各家所载，亦以写经为多，间有一二契约官事之文。安阳龟甲，所述皆当时祭祀祷告之文，可称为殷商之档案。余尚无特殊之发现也。[4]
清初内阁档子房，为存储档案之所，并责内阁专司其事。天聪三年设文馆于盛京，十年改文馆为内三院，一曰内国史院，一曰内秘书院，一曰内弘文院。内国史院即专司编纂起居注、实录等事。顺治二年以翰林官分隶三院，俱改内阁衔，称内翰林院、内秘书院、内弘文院。十八年复改内国史院、内秘书院、内弘文院，裁翰林院。康熙九年仍改内阁，另设翰林院如旧制。详见《大清会典·事例卷》十一。
清之内阁，其执掌仍如明代之内阁。《明史·职官志》谓：“内阁凡上达之诏诰、制书、册文，下达之题奏、表章、讲书、状文册、揭帖，皆审署申覆。”清初档案，自盛京移入北京，即由内阁编纂保管，历代不绝。其一切旧档，皆在内阁大库中。至清宣统年间，内阁大库楼坏，大学士张之洞奏请以大库所藏书籍设学部图书馆，其旧档则主焚销。后应学部参事罗振玉之请，罢免焚销。民国初年，移于午门历史博物馆。至于档册实录存贮之所，吾人所知者，有沈阳故宫、北平故宫，及分散于历史博物馆、北京大学、中央研究院历史语言研究所等处。[5]
辽宁旧档，有满洲实录，崇谟阁汉文旧档、满文老档等。北平故宫档案整理刊行者，有《清太祖努尔哈赤实录》、《文献丛编》、《史料旬刊》、《清代文字狱档》、《清军机处档案目录》等。其他午门历史博物馆所存档案，民国十年顷因经费支绌，遂将档册八千余麻袋售于纸商同懋增，以重造纸。罗氏见之，乃以四千元购之。后归江西李盛铎。民国十八年国立中央研究院以二万元购回，存于历史语言研究所。整理后印有《明清史料》十册。尚有清太祖、太宗之实录、圣训未印。余存于历史博物院者，蔡元培先生请归北京大学，设北京大学明清史料研究会整理之。已整理就绪者，有《清太宗实录》十六册、《清太宗圣训底稿残本》十六册、《明季兵部提行汇稿》等。其间保存者之整理出版者，午门历史博物馆有《满清入关前与朝鲜交涉之史料》，罗振玉辑有《史料丛刊》等。[6]
故宫博物院之档案，据其报告有云：“档册中如乾清宫实录大库，皇史宬之清代历朝实录、圣训、起居注，暨南三所硃批、玉旨、留中、奏折、题本，宗人府玉牒，内务府档案，及军机处档案等，约千余架。舆图、画像及册宝各千余件。明代玉册尤有存焉。”
历史语言研究所之档案，据其十八年报告有云：“内阁档案原为清代内阁大库所藏。清内阁在雍乾以前为国家庶政所自出之地，在雍乾以后尤为制诰典册之府，所存档案，皆当时构成史迹者自身之叙述。又清初纂修《明史》及《三朝实录》，搜集启、祯两代案卷。沈阳陪都旧档，并为内阁所掌。清宣统元年大库室坏，此项档案由内阁移交学部。民国二年，教育部设历史博物馆，即将此项档案移入。十年，历史博物馆因经费短绌，遂将此项档案大部较破碎者售出，辗转为寄居天津之李木斋氏购得。本所成立之初，即思利用此项史料为研究对象。十七年十二月，由北京大学教授马叔平氏介绍，开始与李氏接洽购回，旋议定以一万八千元为代价。盖即李原付价及历年为此所付之迁移、房租等费。十八年五月，本所由广州迁至北平，始预备接收，并勘得历史博物馆午门西翼楼为堆存整理之所。七月由教育部将该馆拨给本院，委托本所管理。八、九两月，经编辑员徐中舒率同书记尹焕章将平津两处档案陆运，存午门楼上，同时并修理午门东西廊房，购置用具，为整理之预备。九月底由研究员傅斯年，编辑委员徐中舒并招雇书记六人、工人十九人初步整理。……此项档案与北京大学研究所国学会及故宫博物院所存者，其整理工作难易相差甚远。大概北京大学所存者，皆内阁档案中较整齐之案件；故宫博物院所存军机处档案，不但整齐，且有目录可检。而此项档案数量既钜，约十六万余斤，由历史博物馆售出时即已破碎，及辗转迁移之后，更加零乱不堪。”
清军机处档案，乃军机处所抄录清代内外章奏及上谕等之存稿也。先是内外奏章均由内奏事处送呈皇帝阅览，览毕交军机处抄录副本，将原件发还，所抄之件存方略馆，民国成立仍存原处。迨民国三年，国务院呈请大总统将此项档案移置于国务院集灵囿。民国十五年，复由国务院将此项档案与方略馆及杨守敬观海堂图书拨归故宫博物院整理。……移置景山西大高殿内，计图书五十五架，档案大小七十五架，图书贮于前殿，档案贮于后殿，移后由院中文献部整理。此项两次搬迁，极为凌乱，乃先按其朝代年月逐件整理。……计自雍正初年至宣统末年，所有档册折包共庋四十九架。凡档册七千九百六十九本，折包三千五百三十五包，约八十余万件。其详目见《军机处档案编年目录》。按军机处旧档，自雍正以来二百年间，军事机密，胥具于是。军机处事务原属内阁，自雍正年间设军机处后，内阁权势遂衰。赵翼《簷曝杂记》云：“军机处本内阁之分局，国初承前明旧制，机务出纳悉关内阁……如唐翰林学士掌内制也……雍正年间，用兵西北两路，以内阁在太和门外，儤直者多，虑漏泄事机，始设军需房于隆宗门内。”
清升平署档案。升平署为清代内庭演剧之地，乾嘉时代名曰南府，道光七年始改此名。此档原存海盐朱氏，今归北平图书馆，都五百三十册，计十四种。至德周明泰有《清升平署存档事例漫抄》（《几礼居戏曲丛书》第四种）, 《燕京学报》第十期有朱希祖《整理升平署档案记》可参看。[7]
民国以来仍立都北京，故政府档案悉存北京。政府南迁后，北京政府各部档案，一时未能南移，故各部多设有北平档案保管处。今已渐次移京合并整理矣。近自内政部成立行政效率委员会以来，对于公文函牍力拟改革，故整理档案之声日甚。在《行政效率》半月刊上，关于档案之文亦时有发表。皆各就其一部分之情形立论，尚未能有澈通之法也。
1.1.5 西洋档案之大概情形
西洋各国之档案管理方法，多较我国进步，故其所存档案甚多。即一国一省一城一镇之档案，言其详亦非易事。兹不过就其大概情形言之。《大美百科全书》Record—Public下有云：“古代对于档案之保存甚鲜注意，惟帝王酋长之行事记载，确曾保存之。由尼尼微及巴比仑之泥版书（the clay tablets of Nineveh and Babylon）可以见之。但其中之所记载，多偏于军旅之行踪，王朝之炫耀，而法律及影响于公众之事件则甚少。然文化进步，法律日繁，制定保藏，于是真正之档案生焉。当时之法规布告等，多书于羊皮纸及坚韧耐久之材料上，或榜于通衢（posted in a public place），或传令州县，以晓谕百姓。故西历三百零三年之罗马法律裱于十二木牌之上，置之公共场所（forum），以展览之，所谓十二表法（twelve tables）是也。中古时代法律亦多书于羊皮纸上，存于官厅，惟判案及田契等尚无系统之记载。法国为首先保存管理司法档案之国家，法国北部之洛尔曼人，遂传其法于英格兰。”
《大英百科全书》Record下有云：“管理档案有集中与分储二法，两者各有优点，至今讨论未决。多数之欧洲国家，美国，坎拿大，南非洲，皆效法国之所为，采取分储法。法国者，管理档案首倡之国也。概言之，各国虽多分储，而亦大抵皆有一集中储藏关于全国之文件。英格兰及威尔斯则为行集中法者。”
英国一八三八年之法律规定，全国各地分藏之档案均集中一处，设档案主任管理之，该主任复荐举二人以助清查。并制定适于公众之名词。此法并赋权于王，凡前此档案中未有之官档，均有权聚集之。后并将前国家文件局（Old State Paper Office）旧档，移入官档局（Public Record Office），惟关于印度之文件仍旧不移。此后伦敦官档局，分为二部：司法档及国事档。后者包含旧内阁各部之档，前者分高等法院（Chancery）档及度支部法院（Exchequer）档二部。高等法院原隶属于王室，故其内容为皇家文件（royal letters）、公档（patent rolls）、秘档（close rolls）等均起自约翰王之时。公档多加盖国玺，公开送达保存者，秘档多封固送达保存者。公档内容为封地、封爵、封官、封主教、复官、赏赉以及各地疆域分合之诏谕等。此中早年之档，并有关于外交方面之文件，如公使之职权，与外国议和之函件、条约等。后发觉其不妥，乃改入国事档中。秘档内容异常复杂，大抵私人函件及较为关于私人性质者为多。其前管理员哈代氏（Sir Thomas Hardy）曾述其内容，谓关于守约、停战、求助、征税、复地、婺产、受朝、修建宫室、造币、皇室内务府事务、俸给、刑狱等令文，以及议会之开闭、军事之调动等诏令，遗致外国君相之文书、布告、禁令、榷酤、造船、征兵、筹饷、田赋等册，均有之。
度支部法院档中最早最著名者，为威廉王（William the Conquer）时代所制之英格兰陆地测量簿（domesday book）。度支部档中，分上院档，即查账档；及下院档，即收账档。上院档又分为度部收债局，及王室收债局二部。度部档以官员之俸给账项为主，王室档以国家用费账目为主。下院档大抵关于人民、教会及其他各地巨室账目。
关于普通法档，其中最早而有名者为理查王亨利王时之宫庭档（curia regis rolls）。其余皆历史公私诉讼之重要案件，如庭对档（coram rege）、公诉档（crown）、陪审档（assize）等。
关于国家文件，前已言之，颇有一部分入于高等法院档中者。国家文件局成立于一五七八年，后合并于官档局。中分内务档及外交档二部。后又添设殖民地档。迨殖民局成立，殖民局档遂转移于殖民局保管。内务档之内容，为王室政府收发之函件及委任状、命令等。
外交档以有关系之国为次，内容如各公使之函件、条约、议和等。
至于档案之出版，一八〇〇年特成立一王家委员会，专力于官档之印刷与分配。印出之物虽属不少，但因编制及索引不良，殊无多大用处。官档局所办理而出版者，成绩远过之。
此外，学术团体如派普档案会（Pipe Roll Society）及塞登会（Seden Society），对于档案之批评解释，亦颇有成绩。凡学者若非专为对证原迹者，则已可以不必求阅原物，印出之档案，已足供研究之用矣。
按英国官档局，档案收藏最富，管理亦至有条理。贾士比著有《官档局藏档指南》一书，最为详尽。第一卷论法档，第二卷论国家文件及公共部档。芮伊氏《伦敦图书馆指南》中，有官档局中之国家档案一章，亦可供参。其中有云：“此种档案均含有官务之性质。所存之档，前后有八百年之久，世界各国所存之档，所包时间之长，内容之备，未有能过之者。”并云官档之内容可归为以下六种：
①Records of the Chancery and Exchequer and Courts of Law（King's Bench, Common Pleas, High Court of Admiralty, etc., including those of the Justice Itinerant and the Clerks of Assize）down to the establishment of the Supreme Court of Judicature.
②Records of the Supreme Court of Judicature, namely of the Chancery, King's Bench and the Admiralty Divisions, and of the Clerks of Assize.
③Records of special, local and abolished jurisdictions, such as the Courts of Requests, Star Chamber and Wards, and of the Palatinates of Chester, Durham and Lancaster, and of the Duchy of Lancaster and the Principality of Wales.
④Records of the Copyright Office, Stationer's Hall.
⑤Records of the State Paper Office, Comprising the Domestic, Colonial and Foreign series of the Secretaries of State.
⑥Records of Public Department.
十二世纪以前之档案，存者较少，自十三世纪起，多量完备之档逐渐保存。如Chancery rolls等，其中之patent rolls继续保存直至现在。中世纪之档案，保存最多者，为Chancery及Exchequer 之各部，及Kings' bench, common pleas and other courts of law其中多为法律的及行政的。因早年之Chancery及Exchequer 为政府之主要行政机关，其法律方面之功用乃后来所发展者。但在十六世纪之时，Secretary of State却为政府之主要行政机关，故自此以往state paper逐日加多。自1780年以后，state paper 合并于Home Office, Foreign Office, Admiralty, Colonial Office, War Office and other departments，直至现在尚是如此。国家各部皆移其不复现用之档案于官档局。官档局如此继续增加文件，以至不能容纳，现已有档件四千万件以上，有二十六英里长之书架矣。
官档局有研究室三：一室为研究历史者之用，一室为研究法律者所用，一室为政府各部之代表持有某部之特别许可证以研究近日之档案及不公开之档案者所用。凡欲研究一八〇一年以前之档案者，可以照式填就请求书，经局中秘书允许，免费取得阅览证。若为外籍人士，则须其国之公使馆之介绍信。局中并印有小册，载明各种阅览规程及抄检档案之用费表。阅览室星期及例假外，每日上午十时至下午四时半开放。
其展览室（the museum of the Public Record Office）在Catalogue of Manuscripts and Other Objects in the Museum of the Public Office（by Sir H. C. Maxwell Lyte）一书中言之最详。其地原为the Chapel of House of the Converts，一二三二年亨利第三所建以为犹太人之信耶教用者，后改为Chapel of the Rolls。但自黑帝华王第一放逐犹太人之后，此地已成空名。一三七七年黑帝华王第三乃以之给与keeper of the rolls of Chancery，直至一八三七年始行退还于王室。现有之建筑成于一八九五年，乃就原址加添。凡从前之有历史上或艺术上之价值者，概保存勿失。其所以选此为档案之展览处，亦即取其有历史及艺术上之价值也。展览橱柜甚多，计：
橱A writs, charters. 1094—1311
橱B charters, diplomatic documents, seals. 1281—1454
橱C illuminations, bindings. 1185—1495
橱D five plea rolls of the Court of King's Bench in the Tudor Period
橱E early Tudor documents. 1489—1509
橱F specimens of treaties, illuminated manuscripts. 1500—1535
橱G drawings, seals. 1559—1625
橱H small seals, indentures, tallies, curiosities. 1229—1617
橱I naval and military papers. 1782—1815
JJ a document stamped With two specimens of the first issue of New South Wales stamps, the two penny“Sydney View”issue of 1850
橱K Oriental Letters. 1583—1766
KK保存不善，致有损坏，复经修补之档案样本
橱L diplomatic documents. 1621—1814
LL correspondence relating to Colonial postal issues of 1859
橱M some very interesting American and Colonial papers. 1621—1820
台子上a collection of autographs. （墨迹）1366—1790（凡一百余件）
补充橱 局中1918年以后所获得之珍品
此外，于其中之墙上框架中尚有若干重要档案展览于是焉。
关于美国之档案，《大英百科全书》Record下有云：“美国各邦公档藏于国会图书馆，各邦之档各邦自藏之。此外邦图书馆中之档案部、国家历史委员会、国家历史学会皆有研究档案者。美国历史学会致力于此方面之工作最多。唯美国历史远在其成为独立国以前，故有甚多之材料须向欧洲求之，最重要者如英伦官档局及殖民局档等是。安堵氏（Andrew）曾将官档局、大英博物院、牛津及剑桥大学图书馆、英国元老院及其他藏档之处之关于美国部分者编成目录，颇便参考。”《大美百科全书》Record下有云：“美国仿英国之法，自开国以来，即保存公档，世界各国保存档案，未有如美国之注意之甚者。凡各邦之田地产业均应留下记录，法庭之记录则由法庭书记保存之，各邦法规则由各邦官吏保存之，并以公诸人民之查阅。联邦政府保存《独立宣言》及各邦间与联邦政府间之档案。各邦各县各市均有保存档案之设备。依习惯法，保存于政府当局中之档案，人民无绝对之权求阅。譬如关于产业之记录，不能仅以研究寻求材料之理由而求阅，除非实际与此事有关系之方面方可。然美国档案之准人民查阅者，限制仍较他国为宽。”
美国对于联邦政府及各邦各县之档案皆有详细之调查与报告，使寻求材料者得知何处有可资参考之档案，甚为便利。譬如W. G. Leland等编之Guide to the Archives of the Government of the United States in Washington（1907），对于中央档案，分部叙述甚详。每部每局述其行政之组织，历史之变迁，重要之档案等。计分：白宫、邦政部、财政部、战事部、司法部、邮传部、海军部、内政部、农业部、商工部、内政委员会、国内商务委员会、司法院、大理院、高等法院、参议院、众议院、国会图书馆、国际局等篇。每篇之下又各依其行政组织而加以区分。关于各邦之档案，各邦均有指南，如The Historical Department of Iowa有Reports on the Public Archives; C. C. Stiles有Public Archives: a Manual for Their Administration in Iowa;J. F. Davis 有Guide to the County Archives of California; American Historical Association 有Report of the Public Archives Commission of A. H. A．等是。
苏格兰之重要档案储于爱丁堡之General Register House。高等法院及度支院尚藏有其自己之档案。爱尔兰官档局成立于一八六七年。国家文件局虽受官档局管辖，但仍为一分别之机关。爱尔兰之重要档案有五百卷之多，都在伦敦。南非及坎拿大亦各有其档案。
世界各国档案管理之法，以法国为最早最善。一八七八年时即已定下周详之计划，而历代守之不渝。国家档案分为三部：历史部、行政部、立法及司法部。均储置于巴黎苏比院（Hotel de Soubise）。各部保存其本部之档并从前之各省旧档及革命后之行政档。各部受中央统制，用一致之分类法排列。此外则有市政档、乡村档及医院档。此种档案大部分均经精密之清点。除用最严格、合理、一致之方法管理外，并有一文献学校（Écoles de Chartres）作科学之研究。仿为之者甚多，然未有能与之比拟者也。
其他欧洲大陆各国管理档案之法，多仿法国。瑞士与荷兰于其州县及都城皆有贮藏档案之机关。德国旧档（reichsarchiv）一九一九年已为新政府接收，储于Postam。各邦亦各有其邦档，普鲁士邦除主要档案储于柏林者外，尚有十六七处置档之所。市档如Frankfurt及Cologne等地者皆有极大之价值。意大利有十七藏档处，归内政部统辖。伐梯堪[8]（Vatican）之档另行独立。关于档案之出版，荷兰国最堪注意。二十世纪初成立档案出版委员会，内有著名学者十人，每年聚会三四次以指导处理档案事宜，其工作之价值早已超出荷兰国（Netherlands）之外矣。
1.1.6 档案经营法之内容
余读美国历史学会档案委员会十三、十四各次报告，见V. H. Paltsits所拟之Manual of Archival Economy for the Use of the American Archivists。其所列之目次为：导言，档案与政府之关系，档案之公开应用，档案法规，档案馆之建筑，档案馆之设备，档案馆中之热、气、光、洁，档案馆之保护与保险，管理之规程与则例，人员之组织，登记之方法，编目，分类，装订与修补，用具，纸张、墨水、打字机及带子，政府各部局与官吏之借出法，出版、抄录、编辑、印刷、影印，档案博物院及展览，档案要籍解题，全书索引等章。[9]余今就所搜集之材料，国内之情形，及本校学生之需要。拟编以下各章。
通论章 论述档案之意义、性质、功用及中外档案之大概情形等事。
函件章 论述立排法及如何应用于一切机关企业文件之排比等事。
公文章 论述国内各机关现行之新旧各种管档方法，及今后吾人应如何规定收发、分类、编目、储藏、出纳方法等事。
旧档章 论述陈旧档案之接收、保管、清查、排比、修补、抄印、展览等事。
官书章 论述官书之获得、分类、编目、收藏等事。
馆务章 论述档案馆之建筑、设备、用具、组织、人员等事。
检字章 论述中国检字法及如何适用档案本身及索引之排列等事。
索引章 论述档案索引之选目成条、编序等事。
凡其他材料于进行时发现，而上述各章未曾论及者，揆其性质，归入各章之下。有不能归入者，可于杂论或附录中及之。[10]
1.2 中国档案过去之大概情形相关文字
1.2.1 清军机处档案[11]
清自雍正间设军机处，内阁权势稍衰。赵翼《簷曝杂记》云：“军机处本内阁之分局，国初承前明旧制，机务出纳悉开内阁，如唐翰林学士掌内阁之制。雍正年用兵西北两路，以内阁在太和门外，虑泄事，始设军需房于隆宗门内。”《清代军机处档案编年目录说明》有云：“清军机处档案，乃军机处所抄录清代内外章奏及上谕等之存稿也。先是，内外奏章均由内奏事处送呈皇帝阅览，览毕，交军机处抄录副本，将原件发还，所抄之件存方略馆，民国成立仍存原处。迨民国三年国务院呈请大总统将此项档案移置于国务院集灵囿。民国十五年复由国务院将此项档案与方略馆及杨守敬观海堂图书拨归故宫博物院整理。……移置景山西大高殿内，计图书五十五架，档案大小七十五架，图书贮于前殿，档案贮于后殿，移后由院中文献部整理。此项两次搬迁，极为凌乱，乃先按其朝代年月逐件整理。……计自雍正初年至宣统末年，所有档册折包共庋四十九架。凡档册七千九百六十九本，折包三千五百三十五包，约八十余万件。”
案军机处旧档自雍正以来二百年间，军事机密胥具于是。其内容颇能代表国家档案之大概。兹将其各档名称略列于下以供参考，如表1-1、表1-2所示：
表1-1 军机处档案1[12]
表1-2 军机处档案2
1.2.2 明清档案专号
系《中国近代经济研究史集刊》第二卷第二期，民国二十三年五月社会调查所出版。
内分：
1）《中央研究院历史语言研究所所藏档案的分析》…徐中舒
2）《北京大学所藏档案的分析》……………………… 赵泉澄
3）《清华大学所藏档案的分析》……………………… 吴 晗
4）《故宫博物院文献馆所藏档案的分析》…………… 单士元
（1）徐中舒《中央研究院历史语言研究所所藏档案的分析》
购买档案，组织整理委员会，刊布（为保存之一种方法）。
内容：大库有二库房。东库为实录库，西库为红本库，名为上下各级之大楼。
焚毁标准：实在残缺及雨淋虫蚀为主。
整理经过：①去灰；②铺平；③分类；④捆札；⑤剩余碎档之装袋；⑥裱背；⑦钞录副本。
（2）赵泉澄《北京大学所藏档案的分析》[13]
（a）胡绥之致蔡先生论整理此项档案函有云：
“窃谓整理之法，分三种手续：一、先去尘垢，铺平，掖直，将某年分为若干束，分别插架。二、将每年中月日先后排次，仍旧插架。三、……然后由有学识者阅之，如为编年史，但须去其无大关系者；如为纪事本末或别为类纂，则须将事标明，分别插架，其中大率命盗案居多，如遇巨案，可将东华录一勘，倘有异同，可记出以备考证，余似无甚大用，惟中有秘事，又有非档案各件，是宜留意耳。”
（b）袁同礼先生致蔡先生论整理此项档案之法有云：
“一、档案之去取。敝以为应全部保存，盖今日认为不重要之史迹，或为他日所最宝贵者；况各人眼光不同，我所摈弃者，又焉知不为他人所乐取？
二、分类。档案性质与书籍不同，往往一文件而所涉之事甚多，故在若干时期内，仅能为概况的分类，每类之中以其事件之先后为次，如卷帙极繁，再以区域分之，……其只有年而无月日者，则列于该年之末；只有月而无日者，则列于该月之末；无年月日者及年份错误者，则自立一类，内中如有年份可考者，则附于括弧之内注明之。
三、编目。编目手续可分为下列数项：
甲，编目登记。宜用3×5寸之纸片。我国编目录，往往用红格本，拙笨极矣，亟须采纸片式之目录，俾先后部次，随时便于变动。
乙，标定格式。目录片上仅能择要登记，一张不能容时，亦可用二张或三张，故格式宜先标定，以期一律。格式大致可参照美国图书馆协会编定之条例，稍予变通。
丙，登记毕，并择要摘由。
丁，目录片编竣，以部类相从，再印“书式”目录。目录片便于检阅，应一律保存，制木箱以储之。
四、索引。……整理清代内阁档案原为便于编史或他项研究起见，既不能依据事分类，则索引之用尤巨，目录片之登记及摘由中最扼要之字，皆须编入索引，又须采互注之法。”
（c）北大对于此档案特组织之整理委员会所定之办法：
“第一步手续为形式分类及区别年代：
甲，分题本、誊黄、贺表、报销、杂件五种；
乙，以年代之远近为先后，自明崇祯迄清光宣依朝代年先后为次；
丙，以各机关所属之事务分类，如题本中可分户、礼、兵、工等类；
丁，以区域分类，分中央、行省、藩属。
第二步手续为编号摘由：
甲，如题本，除第一项手续外，摘录事实性质，归纳为若干总类。总类之下又分细目，然后编号上架。
乙，如报销册除第一项手续外，各就其不同之名目，分类摘录之。
第三步手续为编辑、研究、考证各种重要事件及分别编制统计表。
甲，重要事件之研究，如大政变、文字狱及史乘不详之事件等，加以考证，编为报告。
乙，分类统计。一、题本报销册分类后，即编成各地风俗状况，犯罪行为，历朝对于人民之待遇，物价之比较等统计表；二、即无甚重要之贺表、金榜等，将来亦宜利用之，拟编成历朝职官人名表，地方文风统计表；三、其余如公文程式及文字递变之调查，历朝官印之编谱，拟酌量缓急分别进行。”
（3）吴晗《清华大学所藏档案的分析》
清华历史系所藏的档案全部系五年来陆续收买得来的，其整理的大部工夫，须用在还原的工作上。
（a）按形式
①本子式；②折子式；③另纸。
A. 本子式还原程序：
①分省；②分形式大小；③依标题或内容分；④自成一种或一系统者分开；⑤再按照时代分；⑥再查卷数次第。
B. 折子式与另纸之还原程序：
①作形式同一之分类；②再按机关分类；③就已分出者分别提出；④分奏稿、行稿、奏稿、拟稿；⑤分年；⑥分月；⑦分日。
（b）编目方法
本子式用十进式编目，折子及另纸用机械式编目法。
本子式编目第一以年月，如咸丰十年七月，第二以所属之省及类别，如湘，兵制类，水师项，职官目，履历册，其形式简写可如：
表1-3 光绪三十四年三月东三省某机关官佐夫役履历清册
表1-4 民国四年冬季黑龙江全省陆军财政预算册
表1-5 沿长巡防队左右中诸营官弁兵夫花名清册
表1-6 陆路提标军用品清册
光2700
粤331A V1
军0997
各作数片，依登记号、年代、类别等分别排列。
折零档用机械式编目法：
A. 先作档盒，将同细类、同时代之档片入之而于盒背。写明：
图1-1 盒背样式
B. 编目则以每盒为单位。
图1-2 编目举例
依登记号排，惟登记号乃清顺之后所给者，故可略如分类号；若无清顺之登记号，则殊无大用也。
其档凡本属某一机关者，完全不拆散，已拆散者，则须还原，此恰合档案群之意。其已经还原整理出之机关档案为：
①陆军部档案
②总理练兵处档案
③直鲁豫巡回使署档案
④参战军档案
⑤边防军档案
⑥京畿卫戍司令部档案
⑦陆军审计处档案
⑧陆军三十二师司令部档案
⑨陆军十一师四十四团档案
⑩京师军警督察处档案
⑪高等军事裁判处档案
⑫陆军军法裁判处档案
⑬执政府军务厅档案
⑭第一路总司令部总军法处档案
⑮办理毅军事务处档案
⑯陆军电信队档案
⑰辽抚两属钨矿局档案
⑱农工商部档案
⑲筹办模范队事务处档案
⑳平津官矿管理局档案
㉑办理兵工厂事务处档案
㉒陆军训练总监档案
㉓山西国民军档案
㉔京师一带稽查处档案
㉕湖南督军署档案
㉖南京临时政府陆军局档案
㉗湖北陆军会计审查分处档案
㉘直隶督军署档案
㉙四省经略署档案
㉚留守府军务处档案
（c）分类
其分类先以时代分，以乾、嘉、道、咸、同、光、宣等字代表之。
再以地域，以湘、鄂、蜀、鲁、豫等字代表之。
再以大类，大类有九：①总类；②兵制；③兵械；④兵费；⑤兵学；⑥纪载；⑦防御；⑧奏议；⑨名册。
再分中类，中类有九：①属于全国者；②属于全省者；③省内各组织；④特种机关；⑤水师；⑥各道县乡区；⑦各旗陵驻防；⑧留外办事处；⑨其他。
再分小类：
②兵制下之小类：组织、职官、兵员、教练、军法、军校、工厂
③兵械：旧式、新式、辎重、军马、工事、损亡、器具
④兵费：经常、临时、奉饷、设备、战费、善后、奖恤、教育、交通
⑤兵学：操典、作战、战术、运输、调查、防御、勤务、军政、军器
⑥纪载：总类、兵制、兵费、兵学、战势、军史、单据、成绩、教育
⑦防御：边防、塞防、海防、江防、战时、平时
⑧奏议：兵制、兵械、兵费、兵学、纪载、防御、组织
⑨名册：官佐、官兵、学员、具结、伤亡、奖恤、户口、惩罚、工匠
（d）形式细分表
A——报告册；B——统计册；C——预算决算册；D——说明书；E——报销册；F——清查册；G——履历、籍贯册；H——文告；I——收发单据；J——印花簿；K——编译之属。
1.3 西洋档案之大概情形相关文字
1.3.1 英国公私档及行政区分大纲[14]
A. 公共行政本部（public administration）
（1）属中央者
（a）宫庭（或王室与法庭，the Court即皇室法庭（Royal Court）），官吏及行政之发展
（b）法庭之再造之发展
（c）更直属于皇帝之新行政事宜
（d）直属于皇帝之行政再进一度之发展——特别是关于国务卿者（Secretary of State）
（e）公立各部
（2）属于地方者（local）
（a）中央各部各地分处
（b）地方行政本部
B. 公共而独立之行政
（1）教区事务（ecclesiastical）
（2）诸侯事务（palatinates）
（3）乡镇公团事务（boroughs and other corporations）
C. 私务行政（private administration）
（1）机关事务（institutions）
（2）个人事务（individuals）
说明
本附录中所举这种档案，后有“Ⅱ”“§2”“（e）”等字号者，系代表该项档案在本书中所曾提及之章节，以便参考。
须知吾人此处之目的，不外将本书内引为例证之各种档案排入一普通系统（general system）而已。故未多加详细说明，亦未多引权威之说。上例A项（1）姜生先生所著《官档案局》（Johnson's the Public Records Office）一书系《历史学家辅导丛书》第四种（S. P. C. K. Helps for Students of History, No.4）中又一极好之档案大纲，又白德先生编著之《官档指南》（Bird's Guide to the Public Records）一书定然亦极有价值。至于A项（2）及B项，学者可参考1910年皇家官档委员会之第二次及第三次报告（Royal Comission on Public Records），其第三次报告第一卷第八页至第十八页，第二卷第四十二页至第五十六页，及第二、第三两报告中之附录，所具之纲要，尤为有用。此外，历史写本委员会（Historical Manuscripts Commission）1883年出版之斯他布氏所著之宗教法庭委员会（Ecclesiastical Court Commission）报告中之历史附录，1914年出版之第十七、第十八两次报告及《地理指南》（Geographical Guide），亦可参考。
各类档案，时有相互掺杂之情形，亦不可不知。（见本书第二卷第二节“档案之转变”）例如，中古时代之教区检认法庭档（ecclesiastical court probate of middle ages）现归于高等法院（High Courts）之海军、检认、离婚各科（Admiralty, Probate and Divorce Division）之手；而民事档案和教区档案（the archives of civil and ecclesiastical parishes）常相混淆；又，正应归入上节所述之A（2）、B及C各项之档案，因管理及手续上之意外变动，常有误入A（1）者；且任何一大档案群，如官档局之杂档书（见本书第二卷第二节e条）之类，其中档案往往有失去行政上之连系及主管人员上之连系者。然其迷失者又常可于博物院中或私人收藏中发现，惟本应属于何地何人何机关之物，则不易寻出其连系。（本书正在编著时，大英博物院正在研究从写本部某种装订中发现之一种残档，该档似归官档局之典藏档者（wardrobe accounts）。）
因有此种例外，故过去之行政区分，应为今日之档案区分。
A. 公共行政本部公务行政
（1）属于中央者
（a）法庭、宫庭（或王室与法庭）
英国在诺兰曼王朝各帝时，中央行政之权悉操于皇帝左右诸臣之手，即其所谓王室，王室秘书长（或称为国务卿或宰相，the Chancellor），即皇帝之秘书，同时在文书方面亦即为最高行政长官（Chief Executive Officer）。王室又为一财务机关，监督各州、县、地方官吏之每年之收支账目。管库大臣及宫禁大臣（the Treasurer and Chamberlains）则管理宫中库中所藏之各项珍贵物品，档案亦在其内。皇家法官（Justicial）之所执掌，则正与其名称之含义同。王室内之此等执掌与区分，渐变为一部院或数部院而有永久之行政人员及档案，因之遂有秘书院（County Chancery）、度支院（the Court of Exchequer）。王室及贵族之会计专员（the King's and Lord's treasure's remembrances），库藏院（the Treasury）其本身之功用偏于储藏（repository）一方面，征收院及其后分出之两个度支院，即诉讼度支院（the Exchequer of Pleas）及犹太度支院（the Exchequer of Jews）法庭院（the Curia〈court〉Regis〈legal〉），后又分为民事诉讼院（Common Pleas〈civil〉）及刑事诉讼院（King's Bench〈Crown Pleas〉）。国会及议会（Parliament and Council）之档案，曾有一时与同其有密切关系之秘书院档案放于一处。[15]
（b）法庭之再造之发展
由于事务增加，因而行政区分及档案之大小、数目、内容等无形发展。秘书院发展为较小之习惯法院（Common Law）及极大之衡平法院（Equity Jurisdiction）。土得尔王朝之执政家（Tudor Politics），因当时之情形，于度支院外又增设继承遗产重婚法院（Court of Wards）、头产税及什一税法院（Court of First Fruit and Tenths）及国教税收调节法院（Court of Augmentations）。征收院及度支院下数部分，亦随时发展，直至十九世纪，始为一总管所（Controller General）接收，后则裁撤矣。
各院虽时时增加新职能，然旧执掌亦时有减削。秘书院之执行权日益减削，度支院虽仍保有旧日之档案，然其财政上之职权多为其他之新设机关分去。秘书院虽仍继续收录各项法令，但国会之两院对于其议事文件，均已有独立之记录，Council亦然。
旧司法法院之记录（档案）在数量及内容上均日趋庞大与复杂，十九世纪时乃与秘书院及度支院之法律法院同合并于最高法院（Supreme Court）。同时，新法院如斯塔法院（Star Court）及与御告法院（或请求法院）（均为the Council之分支机关）相继设立，惟存在不久，即归裁撤。
（c）与王室更有关系之新行政机构
王室原来各机关（courts）既已部院化，国务卿（Chancellor）亦不复密接于皇帝，皇帝于是不得不另寻新机构以行使其行政上之职权。首先则移大权于内务府（Chamber），继则于服饰院（Wardrobe），而其行使职权之法乃于国务卿盖国玺（great seal）之文件加盖御玺（privy seal）。后加盖御玺之事，又复部院化（departmentalized）。总之，于旧行政机构之下产生新行政机构因遂代移其职权。此种新行政机构多未遗下档案，只于秘书院“保证国玺之名义”（under the warrants for the great seals）下，遗留大量之玉玺院及其他小印监掌处之信件。服饰院之文件亦存于度支院（the Exchequer, K. R. ）中，作为一种保证。
（d）行政机构更进一步发展
自御玺职权又部院化之后，私信御玺之制代兴，而私玺大臣（Keeper of the Signet）在土得尔王朝时亦即行国务卿之职权。以非正式之信办国家重要之事务之实行，乃起于此时代之一二官吏，今日吾人所有之国家文件（state papers）即是。其中收文原稿、发文底稿及自己机关之行政记录均有。同时新兴两类档案，即会议记录及报告（minutes of proceedings and accounts）。今日之档案尚多少存有此种形式。十六、十七世纪，又有其他新行政机构兴起，离旧有之行政机构而独立。各机关须报账（declaring account）于审计院（Audition）之事，乃起于伊丽莎白当权时代（the Reign of Elizabeth）。而度支部之财政权遂渐移于审计院之手。枢密院（Privy Council）则后国务院（Secretary of State）独立而与之平权。司库大臣（Lord of Treasury）和海军大将（Lord of High Admiralty）各设衙门之后，又新生出两个机关，即法制局（the Board of Ordnance，自十六世纪起）及商贸部（the Board Trade of Plantations,1696年起）。皇帝私人掌管（the Sovereign Personal Household）（即从前服饰院Wardrobe之职）又分而为二，即内务大臣及总管大臣（the Lord Chamberlain and the Lord Steward）。
以上各机关直至十八世纪之档案，或存于国务院（Secretaries of State）中或与（e）项所举之其后来所变成之各部之档案合并。亨利皇帝第八（Henry Ⅷ）以后之国家文件（state paper）分为内政、外交、殖民地各部分（domestic, foreign and colonial），以上各类档案，在十八世纪业已经人整理，相当系统化（methodized）矣。
（e）新部院（Public Department）
新部院有自国务院（Secretaries of State Offices）发展而分出者，有自其他部院分出者，如库藏院（Treasury），有自某部与他部合并而成者，如陆军部（War Office）。近世部院之发展，其形式有自内分者，大部分之机关均如是，如海军部及陆军部（the Admiralty or War Office）；有自外分者，外分之机关，自己有相当之独立性，然仍属于其原来所从中分出之机关，如会计、税收各部之于库藏院是也（the Accounting and Revenue Departments are subject to the Treasury）；亦有完全由国会通过而设立者，如1838年之通过设立官档局（Public Record Office）是也。[16]
（2）属于地方之档案
（a）中央各部之地方分处
本项所述，普通虽视为地方档案，然严格言之，仍为中央行政机构之档案，为工作便利而偶然作成于或储置于地方者。有时候甚至制成亦不在地方，后因某种变故，方存于地方者。中世纪时期之例子，如巡回裁判官（Justice in Eyre）之档案，或中央裁判官而因某种使命暂在地方行使职权者之档案是也。此种档案大都储于议会（Westminster），但不甚均然。后此之裁判所（the Justice of Assize）其十七世纪之档案，不久之前移存于官档局。威尔斯王（Wales）亨利第八（Henry Ⅷ）所设立之半年开审一次之高级法庭（the Court of Great Session）之档，亦存于中央，与巡回裁判所之档案同。
此外，近世中央各部院，多因便利及必要而设立地方分处者，最著之例如陆军部及其部署（the War Office with its Commands），海军部及其船械所（the Admiralty with its Dockyards），邮政总局及其各省分局（General Post Office with Provincial Offices），其他如高等法院（High Court）之县登记所（District Registers）亦然。
（b）地方行政机关之档案（本部）
此种机关及其档案与上述（a）项不同之点在于，此乃纯各地方行政机关而且处理地方事务（dealing with local affairs）。此类地方行政机关在中世纪则有如州县官（Sheriff）官、产官（Escheater）、验尸官（Coroner）及保安官（或和平裁判官）（Justice of Peace）。若贵族院于1547年通过各州县设立州县档保存所（County Repository）一案，则州县档案当保存不少。因无此种议案通过，故州县之档案之存于今日者，不过各州县对于度支院及秘书院之报销册及据单，或某氏之先人曾为是地之官之家乘（archives of families）而已。
近世地方档为州立法院（County Courts），检验法院（Coroners' Court），州议会（County Council）及乡、县、区、镇议会（urban and district Councils）等档案。地方最老之档案当推伦敦中性区之档（the session records—Middlesex records），自十六世纪以来即有之。（此种档案之详细情形请参看1910年皇家委员会（Royal Commissions）之第三次报告，第11卷第17面，其中为自和平书记室所发现之档案之目录（list of records to the found in the Custody of the Clerk of the Peace）。）大概言之，吾人可云档案之产出（archives making）当以十八世纪之法档（legislations）为多，档案之存于今日者亦以此项档案为最。
B. 公共（中央）而独立之行政机构
即中央行政机构而外，性质近于中央而独立之行政机构。教会档案（ecclesiastical archives）因教皇秘书处之关系，paper chancery即属于此类档案。不过其内容多系与皇室有关之世俗事务（temporal business）。近代中央各部亦多有其独立之机构。
（1）宗教事务档
此类档案，依教政（hierarchy）之系统，极易分类，且各类区别亦甚明显。如：
Diocesan Registries
Muniment of Chapters
Archidiaconal Registries
Rural Diaconal Muniments
Parish Chests
Bishop's Registers（自十三世纪起）
Records of Consistory Courts
Dean's & Chapter's Muniments
Chapter Act Book
Deeds & Fabric Rolls
Archidiaconal Rural Dean's Records
Churchwarden's Accounts
Tithe Awards
……
此外宗教与政治相关之档，多移入世俗官府，如教会财产档（archive of property of Religious Houses）、税收档（Court of First Fruits of Argumentations）等，今已成为公档（public archives），上节已讲。
教区委员会（Ecclesiastical Commissions）之牧区财产档（muniments of church property）亦已成为公档。从前之检认档（probate records）纯为宗教档，今一部分变为公档而属于高等法庭（High Court）矣。
除代表法庭（the Court of Delegates）乃所以代替罗马法庭之申请法庭者（Appeal Court，后又为其他机构所代替）之档案而外，以上所述各教会档案，多属于世俗性质者（temporalities）。
（2）选帝侯区（Palatinates）档
选帝侯区者，辖有一县或数县之地，有全权支配其地之一切，俨如皇王。故其档案之形式与中央档案无多区别。选帝侯区今日尚遗留有档案者有揭斯特选帝侯区，杜尔汉选帝侯区，爱乃选帝侯区，南卡斯特选帝侯区（Chester, Durham, Ily, Lancaster）。其中南卡斯特中之杜其地方（Duchy）之档案最为混杂。此种法权今已悉还王室，惟南区中之Chancery Court尚未归还法权耳。选帝侯区档案除爱、南两区外，亦已移交中央。其他选帝侯区，如彭特克区（Pembroke）等，除偶有散见于各地之残档外，无有整个档群遗留于今日者也。
（3）村镇及其他团体机关（boroughs and other corporation）
此中包括法令所批准设立或国王所特许设立之机关，略举之如村市（boroughs）、城镇（cities）、市镇（towns）等。机关（corperations）如城市公司（city companies），学术团体（Search bodies）如大学，商业机构如大通商垦殖公司（the Trading or Colonial Companies），十七、十八世纪中，垦殖通商关系极大。
C. 私务行政（private administration）
（1）机关（institutions）
私务机关与特权组织（the privileged corporations）之间，颇难有严格之分别。通言之，特权组织往往挂有其名，实际上无甚权势，而尚须向公立机关立案者。
（2）个人（individuals）
据《商务韦氏大学字典》：
Exchequer昔指英格兰处理皇家岁入并解决岁入事务之机关皇家度支局，又为Court of Exchequer之略，系自Exchequer Office（皇家度支局）产生之法院，今并入高等裁判所之King's Bench Division（皇室法庭），亦可作英国之财政部解。
Chancery在英国本指王室秘书处（the Office or Bureau of the King's Chancellor），后指大法官（Lord chancellor）所掌之法院。此法院于1875年前为贵族院（House of Lords）而下之最高法院，1875年后变为高等裁判所（High Court of Justice）之一部，而只司衡平法院之裁判（with equity jurisdiction only）。
Chamberlain宫内大臣，司宫禁事务者，内务府大臣。
Court ①朝廷、宫庭、王宫、王室、朝臣之总称；②法庭、审判厅。
Justiciar十三世纪为国王之政治上及司法上长官，高等皇家法官。
Remembrance英国皇家会计局（the Court of Exchequer）之官员。今日尚存之一员为King's or Queen's Remembrance，即最高法院中之一员，专为国王讨债者。
Star Chamber a account of ancient origin of England that met in a Chamber in Westminster Palace; abolished by act of Parliament（July, 1641）
Privy council枢密院
Pell Record度支院之档案而写于parchment之上者
Westminster英之国会
Justice of Eyre, Justice of Assizes巡回裁判所
the Court of Great Session in Wales威尔士之高等半年大审法庭
with its Command及其部下所属各机关
with its Dockyard及其造船所
District Registries注册所
Hierarchy教政
Muniment of Chapters牧师档
Diocesan Registries主教管区档
Archidiaconal Registeries副主教档
Rural Diaconal Muniments地方教区档
Parish Chests; Bishop's Registers主教档案
Records of Consistory Courts
Dean's & Chapter's Muniments牧师长档
Accounts报告
Chapter Act Books牧师条例书
Deeds & Fabric Rolls契据建造档
Archidiaconal & Rural Dean's Records副主教及乡牧档
Churchwarden's Accounts教会财产档
Tithe Awards什一税审判
Probate检认遗嘱
Palatinates选帝侯区
1.3.2 英国档案馆
英国档案馆乃是事先有计划而组织者，故其行政方面之进行步骤颇多，可供我国档案馆设立之参考。英国官档局乃是逐渐发展而成，其行政组织自不免有迁就事实之处。所根据V. H. Galbraith氏之An Introduction to the Use of the Public Records略言其内容之处理。所以重其内容之处理者，特求其与美国档案馆之经济、行政组织相补成也。
1.3.3 《大英百科全书》之述档案
《大英百科全书》之述档案（records）示下所述：（1）明义；（2）管理；（3）司法档案；（4）普通法档案；（5）国家档案；（6）出版档案；（7）档案委员会；（8）美国档案；（9）苏格兰、爱尔兰等档案；（10）欧洲大陆各国档案；（11）档案书目。
（1）明义
英国官档法之《保存档案法规》（1838年）释曰：“官档者……”（见前译文）[17]。此义至今尚可援用。惟所谓公共性质意义甚宽。实际英档案中不少私人文书也，同时亦有许多公共性质之文件而入于私人之手者。
（2）管理
管理档案有集中法与分储法二法。两者各有优点，至今讨论未决。多数之欧洲国家、美国、坎拿大、南非洲皆效法国之所为，倾向采取第二法。法国者，此事之首倡者也。概言之，各国虽分储而亦有集中储藏关于全国之文件。
英格兰及威尔斯为行集中法者。
英国1838年立法规定全国各地分储之档案均集中于一处，设档案主任管理之，该主任复荐举二人以清查之，并制定适于公众之名词。以此立法并赋权于王，凡前此档案未有之官档，均有权聚集之。后并收旧国家文件局旧档移入官档局，惟关于印度之文件仍旧不移。此后，伦敦之官档局分为二部：司法档及国事档。后者包含旧国务院各部之档，前者分高等法院（Chancery）档及度支部法院（Exchequer）档二部。
（3）司法档
司法档分高等法院档及度支部法院档。高等法院原系隶属于王室者，故其内容为皇家文件（royal letters）、公档（patent rolls）、秘档（close rolls）等档，均起自约翰王之世。公档，加盖国玺，公开送达保存者，秘档封固送达保存者。公档内容为封地、封爵、封官、封主教、复官、赏赉以及各地疆域分合之诏谕等。此中早年之档，并有关于外交方面之文件，如公使之职权，与外国议和之函件、条约等。后发觉其不妥，乃改入国档中。秘档内容异常复杂，大抵私人函件及较为关于私人性质为多。其前管理员Sir Thomas Hardy（哈代）述其内容：“如关于守约、停战、求助、征税、复地、婺产、受朝、修建宫室、造币、皇室内务府事物、俸给、刑狱等令文，以及议会之开闭、军事之调动等诏命，遗致外国君相之文书、布告、禁令、制币、榷酤、造船、征兵、筹饷、田赋等册。”
度支部法院档中最早最著名者，为William the Conquer时代所制之英格兰陆地测量簿（domesday book）。度支部档中，分上院档，即查账档；及下院档，即收账档。上院档又分为度部收债局及王室收债局二部。度部档以官员之俸给账项为主，王室档以国家用费账目为主。下院档大抵关于人民、教会及其他各地巨室账目。
（4）普通法档
其中最早而有名者为理查王至亨利王时之curia rigis rolls档。其余皆历代公私诉讼之重要案件，如coram rege档，crown档，assize档等。
（5）国家文件
国家文件，前已言之，颇有一部分入于高等法院档中。国家文件局成立于一五七八年，后合并于官档局。中分内务档及外交档二部，后又添设殖民地档。后殖民局成立，殖民档遂转殖民局焉。内务档之内容为王室政府收发之函件、委任状、命令等。外交档以国为次，内容为各公使之函件、条约、议和等。
（6）出版档案
一八〇〇年特成立一王家委员会，专力于官档之印刷与分配。印出之物虽属不少，但因编制及索引不良，殊无多大用处。官档局所办理出版者，成绩远过之。此外，学术团体如Pipe Roll Society及Selden Society对于档案之批评，亦颇有成绩。凡学者若非专为对证原迹者，则已可以不必求阅原物，印出之档案，已足供研究矣。
（7）美国档案
美国各邦公档藏于国会图书馆，各邦之档各邦自藏之。此外，邦图书馆中之档案部、图书历史委员会、国家历史学会皆有研究档案者。美国历史学会致力于此方面者特多。惟美国历史远在其成为独立国家以前，故有甚多之材料须向欧洲寻求，最重要者如英伦官档局档及殖民局档。Andrew氏曾将官档局，大英博物院，牛津、剑桥大学图书馆，英国元老院及其他藏档之处之关于美国部分者编成目录，颇便参考。
（8）苏格兰、爱尔兰及其他属地之档案
苏格兰之重要档案储于爱丁堡之General Register House。高等法院及度支部法院尚各藏有其自己之档案。爱尔兰官档局成立于1867年。国家文件局虽受官档局管辖，但仍为一分别之机关。爱尔兰之重要档案有五百卷之多，都在伦敦。南非及坎拿大亦各有其档案。
（9）欧洲大陆各国之档案
世界各国管理档案之法以法国为最早而法最良。1878年时即已定下周详之计划而历代守之不渝。其国家档案分为三部：历史部（historique）、行政部（administrative & domanial）、立法及司法部（législatif et judiciaires）。均储置于巴黎苏比院（Hotel de Soubise）。各部保存其本部之档并从前各省旧档及革命后之行政档。各部受中央统制，用一致之分类法排列。此外则有市政档、乡村档及医院档。此种档案大部分均经精密之清点。除用最严格合理一致之方法管理外，并有一文献学校（Ecole de Chartes）作科学上之研究。仿为之者大有人在，然未有能过之者也。
其他欧洲大陆各国管理档案之法，多仿行法国之法。瑞士与荷兰于其州县及都城皆有贮藏档案之机关。德国旧档（reichsarchiv）一九一九年已为新政府接收，储于Postdam。各邦亦各有其邦档，普鲁士邦除主要档案储于柏林者外，尚有十六七处置档之所。市档如Frankfurt及Cologne等地者，皆有极大之价值。意大利有十七藏档处，归内政部统辖，伐梯堪（Vatican）档另行独立。关于档案之出版，荷兰国最堪注意。二十世纪初成立档案出版委员会，内有著名学者十人，每年聚会三四次以指导处理档案事宜，其工作之价值早已超出荷兰国（Netherlands）之外矣。
（10）关于档案之要书目录
①利维士通：苏格兰官档指南 1905
②范丁及孛南：美国官档指南 1907
③霍尔：英国官档 1908
④姜森：官档局（英国）1918
⑤韩学：市档 1918
⑥汤森：乡档 1919
⑦杜尔：法国官档 1919
⑧吴德：爱尔兰官档局官档 1919
⑨霍尔：英档卷（英格兰档）1920
⑩波沙：欧美官档调查记 1921
⑪金肯生：档案管理法 1922
⑫汤森：苏格兰官档 1922
⑬索巴比：官档局之稿本指南 1923—1924
⑭霍尔：英档及大战中之史料 1925
1.4 金肯生《档案管理法》内容概要
第一篇，导言。论档案之意义、范围、性质，档案家之职责及将来档案之制造。
第二篇，档案之起源及发展与保管档案之规则。
第三篇，近世档案。
第四篇，档案之制造。
第五篇，战事档案。
1.4.1 何谓档案
今之历史范围甚广，固非全依档案所能成事，然历史不从原始可靠之档案而来，未必可信。若然，则过去与今日档案之保存与将来档案之制造诚不能已也。
（1）何谓档案
档案有record及archive二词可用。前者通义太泛，专义太专，常人不易解，后者各国语言皆喜用之。其字源于apxεio，初为储藏公共档案或历史文件之地，后引申为档案之本身。揆其义：（a）档案（archive）乃文件（document）也，为官务办事中之一部分而藏以待参考者也。（b）凡特为一官务而制造之文件及应包含于一官务中之文件，皆档案也。（于《申报》剪下一有关之纸排于档中亦是档案）（c）文件（document）之定义：在无论何项材料上之所有写稿，所有以写字机器所作成产出之字体，及所有以机械式的铅字、木字、铁铜木雕刻重作成之字体，再加所有其他实体材料的证据，无论其包含于字顺或数号中否，成为其一部分者，或为附粘件者，或极有理由可假定其为一部分或附粘件，特殊文件应如是定义。（d）私人的或半私人的团体或个人所作成（made）的集件（collection）在其acting的官务的或事务的capacities。（e）虽为私人的文件而用以保存于官档室中者即可谓之档案。（f）必置于无污点之档案室（员）中者。（防伪）[18]
（2）档案之定义
档案者，其作成为自己行政或执行事务（无论官私）过程中之用[19]而跟即保存于其自己之档案室中，为其负责该项档案之人或法定之继承人参考之材料者也。
（3）档案之性质及档案之历史的批评
照上述定义之档案，其性质第一无偏，第二真实可靠。但档案室被破坏者或有赝件，或甲致乙之件而乙伪之而传下，或甲致乙之件而故伪之而得传下，或两者皆传下，史家拨其时事状之情由，盖可推知，然其于后人，则少其存心作伪者。
（4）档案家之职责
使其档案及档案室安全；供应专家应用档案之材能。
（5）标准统一之方法与原理
（6）一个新问题：将来档案之建造
1.4.2 档案之进化
档案最初大抵只凭记忆，其文件亦不过收件、发件、底子或抄本及记事日录几种。随放随置而已。次方有所谓排列，排列于箱中也。后因事务暂繁，方形分化，有类别之不同及新旧之各异，功用之扩大。故吾人研究档案之进化应同时研究官职、人物之变迁。其进化之次序乃先由收、发、记三者之中各分出若干类，或而留其不能分者，或一部分装裱，其余以原式存之。再一档案传至于吾曾经若何人物之管理及曾经若何地方之搬迁，亦于管理及分类上有大关系。
（1）档案之往来迁移
储档处问题：①产生此档案之行政机关仍存在作用者；②一新的行政机关进行（carries on）同样之工作功用者；③其作用已停而其行政机关尚在进行者；④行政及作用（同时）均已停者，而并其档，传于他机关者；⑤混合情形如是，则何为管档者，何为负责人必须决定，否则档移之后岂非无负责人耶？此当于法律中求之。盖管档者之意义乃其系制档案机关行政人员之一部分之意也。[20]
（2）何为一档案保管者（archivist）
管理承受档案者须有相当之资格，否则大力皆可负之而趋矣：①须其机关永能存在或定有承继之者；②须直接取于原主，不能辗转贩卖；③须于取来后有相当之地址、人员、方法以处理之；④须一概取之，不能选精遗粗。
（3）档案与博物院
博物院多有收档案者，然博物院以美术或历史为要义。故于上述四规则多有未遵者，且他国与英国大有不同，他国多不重custody而英独重之。然archivist应以档案本身为第一要义，历史性质为第二要义，美术性质则又其次矣。
（4）档案保管者之第一职责：物质上之护持。
档案保管者其职责可分为二：一曰对于档案之本身者，二曰对于档案之外者。前者又可分为物质上之护持及道德上之护持二者。兹论物质上之护持。
（a）关于储档室者：要安全，建筑要避火、避潮及避隔邻舍水火之波及；取热须设热气管，灯宜用电灯，电线宜包于金属管内；门窗柜台须妥为锁好，以免穿窗之盗；勿准闲人出入。兹无以上之设备而借用旧房者，对于兹述诸事须格外注意，预为防范。
（b）又关于储档室者：空气须好，光线要适宜，然不宜多变直光线，因纸张、墨水等易捲易碎易变化也；宜清洁，毋染尘，毋污秽，须有洁净之空位以备洗刷、放档案时好搬放。档案房舍须便于工作：①各部分交通往来方便；②要有会客室、戳印室等；③若高大房，升降机宜置于中央；④容纳九学者之地位[21]。
（c）学者阅览室：设备、桌椅、光线、参考书目
（d）档案处地位须经济：层数，每层之高低
（e）书架：原料，排法
（f）装档盒子：有各种形式
（g）管者、阅者之取用与损坏：不准吸烟，不准用墨水，要好生地翻揭等
（h）防偷窃：监督之法
（i）放错
（j）修补[22]：工具，材料，一纸写二面者，糨糊，大小，修补书，装书皮子，监督
（k）复现：将不显现及将消灭之字弄现，或手填或用化学药法
（l）印记：印法，印之种类，印泥
（m）特种意外之防备：如日本之大山飓风，中国之土匪兵灾
（n）档案展览室
（5）档案保管者之第一职责：人事上之护持
（a）管档者往往因急于整理出来以便应用之故而致有疏忽，未尝依一定必经之手续。
（b）接收[23]①排列而有目录者；②排而无目录者，均须先加以检验（check）；③未排亦无目录者。如非自档案原机关接收而是向整理家（者）接收则，须视其可用否，勿轻易改动。检验之时慎更其原形原序以留真像。
（c）收到登记号码 ①原已全存序号，此番又未零乱，即可照号放之；②原来虽有号次，但其间一部分之档案已失者，则仍须继续连接其号码；③如原有序次之外，更有物者，则可加于后。如原登记号为1-1000，兹当有一物未入，则可登记为1-1001。
（d）原来的排列及装订 若无必要之情形，原来之排列与装束不可擅自变动。原为散页者，此固可排之装之束之或仍之，但必须使后之来者知此乃此之所为，非原来之所为，此其颇有意义也。
（e）盖印与号码 方法与规则：宜用自盖号码机，须用能盖同数码多次者；宜用永不变色之墨水，同时可盖机关之印。
（f）登记摘由簿 单有登记码不足知档案之内容，此可用种种之形式。如：于码前再加年别次序，或捆别者，于后述其由。
（g）单档 封套或装订档，包裹档（包在信内之件），插入档，表册档（什物档），粘附档。此种号码颇易给，其规则为：①凡档皆具一独立之号；②凡卷或封皆具一独立之号，其间再有零物者另给副号；③凡在主物作成之后而包之包内档、粘副档、插入档，其号与其主档同而另加副号。
（h）初加包捆 其次序不必定依登记号，可依其物之情形而包捆，如故件入盒、契据入封箱、大图卷入大封箱等，而另作一包及其内容表以利检核。
（i）参照之变更 对照表。
（j）管档者之笺记 勿附于档之本身，而可用纸条粘上，如不全，如有复本，如有破缺等，注明时日、笺者。
（k）档案之排列 其目的、其秩序无论好坏者，无总次排列。排列不仅要依其主题，且须顾其性质，其彼此之关系，及与学者之便利。
（l）其主要原则 唯一正确（对的）排列之基础，是显示（注明）原用此档案之机关（处）之行政上的目的。[24]
（m）程序 一须详察其原出档案机关之历史及组织；二须收档案，分大类与小类，再分细类，然二者不能相制也。要之，吾人排列之次序须与原来排列之意不甚相远。
（n）制条片 其上须载明包捆号，内容之年代，修补情形，内容简述，所写之材料为纸成为布，用何种语言，属于何机关之档案，与他档之关系，或加上登记号。
（o）档案以机关分（vertical division of archives）其问题：何种机关可以独立，一机关中又有无数机关者若何处理？[25]
（p）档案群（fonds archive group）之意义 一行政机关之档案，此机关为一有机体之全体，其自己即完全能独立一切，不须外之权力，于各方面皆可独当一面。遇特殊情形时亦可以其下之commissions or divisions为代表。
（q）一档案分为两档案群 一机关之下有数档案群者，此乃一档案群而属数机关者，须视其情形而认为一或多而定互相参照之法。
（r）档案群内之排列 须依其时之大事[26]，如军机处档之平定准噶尔档，所有关于此事者依其主从而归于一处。
（s）排列之另一提议 尚在进行之机关，其档案之分类，自不能求其完全，固可尽量保其完备。唯可于杂项或其他中有特殊号以成立一粘者，提出为新类可也。
（t）排列之类目标目 宜取旧事、旧目，然必须使其排后前后有相当之关系，不可随意凌乱。其不能以旧事项、旧目者，可新加上之。
（u）老档、新档及杂档
（v）未排及误排之档案[27]
（w）清单
（x）最末打包及空号 最末依行政组织及类别打包，各加以简明代表之符号，书于包上，作索引时，即可据之取索。
如：
此为行政组织（group） 审计院E（division） 收发局40（sub. d） 发拨司2（class, no. ） 此为档案数 发文档3 号数5 未分新档可加数号（ ）内，如： E.402/18/7（14） Exchequer Receipt Issue Issue Roll Numbers等
（y）目录及说明、索引 指明缺物在他处，有助于研究。（fill up the gap）
（z）附存（私人或其他不关此印之件）之件即原移之件[28]
（6）档案家、行政家及历史家之关系。三者虽有关系，然档案家不是亦不应是历史家。档案家，内乃档案之奴仆，外乃应用档案之学者之奴仆也。
（7）档案家第二职责，除前节所述外，并应作：
（a）指南以指全藏档案之内容；（b）须了解索引之方法；（c）著录时对于原文写成档书或今文时之规则；（d）影印原稿出来之方法。
1.4.3 近世档案
（1）导言
旧档与新趋势：旧档因人事之未全尽及自然之淘汰，存于今者不多。而现档与将来之档，因为之之易[29]，交换之勤[30]，事务之繁多，情况之复杂，机关之众多，一日一月之档案抵得前数十年之体积，管理、保存皆生困难，留乎毁乎是必讨论者也。
（2）关于选择与销毁之普通实习
①领具销毁理由与正确之审查。
②选毁之方法及其应注意之点。
③何人有选毁之权。欲行此事须究过去之档案之性质与情形，现在及将来档案之趋势。
（3）销毁之理由与公正
老档之销毁大抵皆以其于本身行政事务上之用为据，有用者留之，无用者毁之。并不以档件之历史价值与后人之关系为主。近今之意见则不同，多趋于历史性质。孰是孰非颇是问题。惟毁无复本者及毁以为无历史价值者二者颇是禁条云。
（4）销毁选择之普通方法
第一即销毁重本，但重本之意义颇难定，有文字绝对相同者，有仅内容相同或撮大意者，有文字相同而其中忽有一二处或有无者，当以word by word相同者为是，但校对之费不大于保存之费耶？第二有美术上或历史上之价值者，但以档案家观之，则不必有留存之价值。盖以今日之眼光，谁知数千百年后之史家之观点耶？
（5）销毁之责任者
销毁老档何人负其责耶？档案保管者？历史家？行政者？各有不妥。
（6）销毁档案之准备
宜合档案管理者、历史家及行政者三方面组一委员会以定夺之。其要点为：①此法果真有效否，永远可行否？②如此所余存之档案，其性质与昔人传吾人之档案性质相同否？
（7）近世档案之选择
老档之选择与销毁无论于何种人手中均有不妥。惟近世档案则当以行政者之自行留择为较妥。盖既似历史家与档案家只顾其自己有关之一面而纯粹以其行政之实用为主，此即档案之本性，而古档案之遗于吾人者亦无非如是而已矣。唯须注意其：①毁之尽否？②毁之过甚否？
（8）结论
毋毁老档，除非仔细检验，然其费毁过于存。现档宜依时代以留之毁之。将来之档，必有多至不堪之状，宜设法审之。真足以选之去之者，惟行政者较好。
（9）造档者之工作
①将来之档案必仍须具有如老档之性质，毋以历史家之私意为之；②必使能遗留下其行政过程中之记念；③须尽量求其少；④必按期选存而善藏无失；⑤其放排须尽量使其便于档案家。
（10）档案制造金科玉律
档案应须力求其精少，但必如往昔之意；处理之法可不同而为显示其机关及其人员整个工作之情状，便后之来者；即若其组织与内容均完全不可能于此档案排列，容易得为有之。
1.4.4 档案制造
（1）就旧之材料。
（a）纸。有：①cotton, flex and lemp; ②chemical wood; ③esparto& straw; ④mechanical wool。（b）墨。（c）印及印墨。（d）抄用纸及打字机（带）。（e）其他物件。
（2）做事之新法及档案之形式（象）。但仍不外收、发、记三者而已。
（a）谈话及电话谈话。（b）抄下口授之信及电报。（c）私人信件，凡因公而生之私件，应为公档。（d）因近做事方法之革新，公事文件日渐私人化。
（3）索引法。
（4）公文之加多，此有二法使其减少成为档案：（a）虽有公文暂排印销；（b）小事不必行正式公文。
（5）一个救济：集中政策。中央（注册）各机关普通往来公文皆送一份与中央档案局[31]，则各得保存。
（6）中央档案局自己之记录。（a）公文登记。（b）使有关公文安放在一起。（c）叙述公文主题。（d）叙述公文性质。（e）分配公文于各室。（f）the resulting register; and subsidizing doc. 。
……
（9）Minutes & Accounts.
（10）The size of the reg.
（a）Doc. witch maybe destroyed immediately；（b）Cases reserved；（c）The routine of destruction；（d）Cases for function consideration；（e）final disposal；（f）The limit of current use and the passing of doc. into archives.
（11）Cases of doc. nor registered; and some other consideration.
（a）Minutes, Proceedings & Accounts；（b）Separate literature of annexed doc. ；（c）Confidential doc. ；（d）Index of subsidiary doc. of reg.
（12）The staffing & organization of reg.
（13）Reg. & the Archivists.
* * *
[1]甲戌年，即1934年。文华图书馆学专科学校于该年添设档案管理课程，编者注。
[2]近阅《图书评论》，见缪凤林先生评王芸生氏之《中国六十年来与日本》中，有数函件，云不定可靠，盖即此种档案非出于正式及完善之档案保管处所传下也。
[3]见《北京大学社会科学季刊》第二卷第三号。
[4]简书发现考（《历史语言旬刊》百期）。
[5]清叶凤毛有《内阁小志》、《玉简斋旧书志》言内阁事甚详；阮葵生《茶余客话》卷二有《内阁大库档册玉册斋旧》。
[6]王国维：《观堂集林·库书楼记》。
[7]文稿中他处亦提及，“至德周明泰（至辅）尽读之，从事排比成《清升平署存档事例漫抄》, 《几礼居戏曲丛书》第四种（二十二年北平和平门内细瓦厂十一号周宅发行，一元，全书六卷）”。其他文字皆同。编者注。
[8]即“梵蒂冈”，编者注。
[9]又1913年报告中之大纲略有不同：导言；1. 档案；2. 档案之储置；3. 热风灯洁，火，保险等；4. 设备；5. 规则；6. 登记；7. 编目；8. 分类；9. 装修；10. 用具；11. 展览；12. 出版；13. 法令；14. 档案辞典；索引。
[10]1.1内容曾以《档案序说》的题目发表在《文华图书馆学专科学校季刊》1935年第7卷第1期。编者注。
[11]此前有一节关于“清代管储档案之机关”内容，因与前文1.1部分内容重复，故删去。编者注。
[12]表题非原文，为整理时所加。编者注。
[13]北大交涉搬运整理委员会。
[14]1.3.2为《档管理论》的“附录一”，本节中所说“本书”即指该书。编者注。
[15]本项档案举例（archives within illustration in this book）另打粘。此处及1.3.2每节后均如此注，因在后文中未见相关内容，故从正文删去，编者注。
[16]在未讨论其他各项之前，吾人须知上列各项之项目未必能包含官档局全部之档案（如特藏档案，特档（special collection））。故档案过去之系统化（分类）不过只能给吾人今日以类目之参考，吾人今日尚须加入若干寄存档案及钞本档案之类目（普通皆自他种档案而来）。
[17]载记者，案卷（rolls），记录（records），令状（writs），书籍（books），议事录（proceedings），法令（decrees），法案单据（bills），委任状（warrants），闻见报告（accounts），文件（papers），及其他一切英国有公共性质（public nature）之打口门（documents）也。
[18]此法最重要，尤以秘档、法院档为要。
[19]即其自身成为一部分者。
[20]制档中有机关（archives owning, making custody）。
[21]以下各事与图书馆中所讲原则多同，不详记。
[22]修补附备有规则及格式。（见4.9，编者注。）
[23]旧清单、号簿，收到之次序。
[24]但非依其所从接收之地，或因辗转若干次而非其原用此档者之处矣。
[25]respect pour les fonds, establish or reestablish the original arrangement.
[26]main record
[27]此由调去或其他原因所致。前应重排入与否，视情形而定。
[28]在其他地方展览室、博物院者亦应于索引中引及之。此外应作书架或房室目录、分类目录及索引各一，以利检查。
[29]印刷、打字、复写等。
[30]此前数月可有一公文者，今每日可有数公文。
[31]用为材书簿，其本身行政事项记录。